Über den Autor:

Prof. Dr. Volker Steinhübel
Verwaltungsratsmitglied Elementum International AG

Prof. Dr. Volker Steinhübel ist geschäftsführender Gesellschafter des Instituts für Controlling Prof. Dr. Ebert GmbH (IFC EBERT) in Nürtingen und leitet den von ihm gegründeten Masterstudiengang FACT (Finance - Accounting - Controlling - Taxation) an der SRH Fernhochschule – The Mobile University. Als Experte für Controlling, Strategie, Risikomanagement und Innovation unterstützt er branchenübergreifend Unternehmen, Vorstände und CFOs auf ihrem Weg zur Corporate Excellence.

Zusätzlich ist er als Executive Coach tätig und übernimmt verschiedene Mandate in Verwaltungs-, Beirats- und Aufsichtsräten. Mit über 30 Jahren Erfahrung teilt er sein Wissen in Keynotes, Seminaren und Publikationen, wobei sein Fokus auf den Themen Controlling & Strategie, Wissen & Werte sowie Risiko & Innovation liegt. Sein Motto lautet: Weiterdenken.

Effektivität vs. Effizienz Worin liegt der Unterschied und welche Bedeutung haben die Begriffe für das Management?

In der Alltagssprache werden die Begriffe ‚Effektivität‘ und ‚Effizienz‘ gerne synonym verwendet. Wenn etwas ohne Umwege, kostengünstig oder auf die intelligenteste Art und Weise erfolgen soll, hat die Umsetzung „effizient“ zu geschehen, oder eben auch „effektiv“.
Lassen Sie uns mit dieser – nicht nur sprachlichen – Ungenauigkeit aufräumen. Zwar werden Effektivität und Effizienz oftmals in demselben Kontext verwendet, nämlich der Auseinandersetzung mit der Performance von Vorgehensweisen, Personen, Maschinen oder Methoden; sie beschreiben also deren Leistungsverhalten. Allerdings sind diese beiden Begriffe aus Sicht des Controllings, das eine wesentliche Rolle in der Planung, Steuerung und Überwachung der Unternehmensaktivitäten spielt, präzise zu definieren und voneinander abzugrenzen, um die Erreichung der Unternehmensziele zu gewährleisten. Aufgabe des Controllings ist es daher, für Bereiche wie Kosten, Zeiten und Qualität, aber auch für weichere Themen wie Kundenzufriedenheit, Innovationsfähigkeit oder Mitarbeiterzufriedenheit, entsprechende Größen zur Messung und Bewertung von Effektivität und Effizienz zu definieren und zu erheben.

Differenzierung: Effektivität vs. Effizienz

Im betriebswirtschaftlichen Kontext hängen die beiden Begriffe mit der Definition von Unternehmensleistung zusammen. Die ökonomische Effektivität beschreibt den Grad der Erreichung von Unternehmenszielen, beispielsweise die Steigerung des Gewinns oder der Liquidität. Damit kommt der Effektivität eine bedeutende und strategische Rolle im Controlling zu – der Zielsetzung und -verfolgung. Denn nur wenn die richtigen Ziele gesetzt werden, kann die Effektivität des Unternehmens überhaupt bewertet werden. Daher wird Effektivität oftmals auch mit der englischen Beschreibung „to do the right things“ konkretisiert.

Effizienz („to do the things right“) unterscheidet sich dahingehend von der Effektivität, da sie sich mit der wirtschaftlichen, also mit möglichst geringem Ressourceneinsatz bewerkstelligten, Erfüllung eines vorgegebenen Ziels und damit mit der operativen Ebene beschäftigt. Somit bezeichnet Effizienz das Verhältnis von eingesetzten Ressourcen zu erzielten Ergebnissen, wobei die Zielvorgabe an sich nicht durch die Ermittlung der Effizienz infrage gestellt ist. Effizienz wird generell durch das Verhältnis von Input zu Output ausgedrückt und kann somit in monetärer Form als Kosten-/Nutzen-Verhältnis definiert werden. Dementsprechend arbeitet ein Unternehmen effizient, wenn es mit möglichst wenig Aufwand die bestmögliche Leistung erzielt oder anders ausgedrückt unnötige Ausgaben minimiert und Ressourcen bestmöglich ausnutzt. Ein gutes Beispiel für Effizienz im Controlling ist die Kostenrechnung. Hier werden die verschiedenen Kostenarten erfasst und analysiert, um festzustellen, wie Kosten reduziert oder Prozesse verbessert werden können, ohne dass die Qualität leidet.

Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz zeigt sich weiterhin in der Betrachtungsperspektive auf die Unternehmenssteuerung und das Controlling. So bezieht sich die Effektivität auf unternehmensexterne Einflüsse, wie Kundenanforderungen oder die Positionierung im Wettbewerb, wohingegen die Effizienz unternehmensinterne Anforderungen aufgreift.

Balance zwischen Effektivität und Effizienz

Obwohl Effektivität und Effizienz unterschiedliche Konzepte darstellen, sind sie in der Praxis eng miteinander verbunden und sollten in einer ausgewogenen Weise berücksichtigt werden. Ein Unternehmen, das nur auf Effizienz setzt, könnte versuchen, Kosten zu reduzieren und Prozesse zu optimieren, aber dabei die falschen Ziele verfolgen oder nicht die richtigen Chancen erkennen. Umgekehrt könnte ein Unternehmen, das nur auf Effektivität setzt, alle Ressourcen auf die Erreichung eines Ziels ausrichten, ohne die notwendigen Effizienzmaßnahmen zu ergreifen, was zu einer suboptimalen Nutzung von Ressourcen führen würde.

Im Controlling müssen daher beide Aspekte immer in Einklang gebracht werden. Ein gutes Controlling-System stellt sicher, dass die Ziele klar definiert und die richtigen Messgrößen verwendet werden, um die Effektivität zu überwachen. Gleichzeitig sorgt es dafür, dass die eingesetzten Ressourcen effizient genutzt werden, um die Ziele zu erreichen. Das bedeutet, dass regelmäßig Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt werden, um die tatsächliche Leistung zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Eine umfassende Steuerung der Performance einer Unternehmung durch das Management und das Controlling benötigt dabei zwei Teilregelkreise. Ein Regelkreis dient der Steuerung der Effizienz des Ressourceneinsatzes in Bezug auf eine bestimmte Aktivität oder Leistung, der andere der Steuerung der Effektivität einer Leistung hinsichtlich ihres Beitrages zur Aufgaben- bzw. Funktionserfüllung. Eine zwar effizient erbrachte Leistung, die im Ergebnis aber beispielsweise nicht den Erwartungen des Kunden entspricht, kann keinen Erfolgsbeitrag zum Unternehmensergebnis leisten. Daher ist eine nicht mit optimaler Effizienz erstellte Leistung, welche den Anforderungen des Kunden entspricht, immer einer Leistung vorzuziehen, welche zwar maximal effizient erbracht wurde, jedoch am Markt keinen Abnehmer findet.

Für die Wahrung der dauerhaften Wirtschaftlichkeit der Unternehmung sind somit beide Zielgrößen anforderungskonform zu definieren und in ihrer Einhaltung zu kontrollieren. Am besten gelingt dies, wenn Effizienz und Effektivität ihre gleichwertige Berücksichtigung in den Systemen, Prozessen und Berichten des Controlling finden.

Fazit

Effektivität und Effizienz sind zwei fundamentale Aspekte, die im Controlling und in der Betriebswirtschaftslehre nicht nur getrennt betrachtet, sondern in der Praxis miteinander verbunden werden müssen. Unternehmen, die sowohl in der Erreichung ihrer Ziele als auch in der optimalen Ressourcennutzung erfolgreich sind, haben einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Ein effektives Controlling stellt sicher, dass die richtigen Ziele gesetzt werden, während gleichzeitig die Effizienz der Prozesse überwacht wird, um den größtmöglichen Nutzen aus den eingesetzten Ressourcen zu ziehen. Ein ausgewogenes Zusammenspiel dieser beiden Konzepte ist somit unerlässlich, um als Unternehmen langfristig erfolgreich zu sein und eine nachhaltige Unternehmensentwicklung zu gewährleisten.